オンライン予約システムの選び方 – 個人事業主のための完全ガイド

オンライン予約システムの導入に関して悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。

オンライン予約システムは、業務の効率化やコストの削減に効果的です。業務にかける時間を削減できれば、顧客と向き合う時間が増え、満足度向上にも期待できます。

本記事では、オンライン予約システムを選ぶ際のポイントや、典型的な課題について解説します。

オンライン予約システムの導入に悩んでいる方は、顧客満足度の向上のためにも、ぜひ参考にしてください。

オンライン予約システムとは？

オンライン予約システムとは、電話や店頭での対応に代わり、インターネット上でサービスの予約を受け付ける予約サイトです。

以下のような機能を備えており、ただ予約するだけでなく、業務の効率化やコスト・労力の削減にもつながります。

予約の管理に課題があると、顧客満足度の低下やサービス提供の機会損失などのリスクにつながります。そのため、適切な予約システムの整備が重要です。

たとえば、オーダーメイドでサービスを提供している個人オーナーは、顧客ごとに詳細な情報を記録できる機能が欠かせません。

予約受付だけでなく、業種に合わせた機能を備えているシステムを選ぶ必要があります。

オンライン予約システムを選ぶ際のポイント

オンライン予約システムを選ぶ際のポイントは、以下の4つです。

最適なオンライン予約システムを選べると、業務の効率化やコストの削減につながるでしょう。

予約システム選びのポイント❶利便性と使いやすさ

予約システムは予約の管理を効率化するため、システム導入により利便性が向上するかは重要なポイントです。

また、実際に顧客が見たり操作したりするシステムのため、使いやすさも大切です。

詳しい内容はマニュアルを確認する必要がありますが、直感的に管理や操作ができるかを評価しましょう。

予約システム選びのポイント❷機能のカスタマイズ

ご自身のビジネスに応じて柔軟に機能のカスタマイズができるかも重要です。

たとえば、予約システムには予約枠のカスタマイズや、クーポンやお知らせなどのメール配信の機能などがあります。具体例は以下のとおりです。

サービス	機能
A社	メニューごとにメールの文章を変更する 外部システムと連携する 管理画面の操作ログを取得する
B社	予約フォームの項目を追加する Googleカレンダーと連携する 予約枠の色を分けて管理する
C社	キャンセル待ちの登録をする 予約の利用時間の前後にインターバルを設定する

業種はもちろん、今後のビジネス展開に合わせてカスタマイズできる予約システムを選ぶのがおすすめです。

予約システム選びのポイント❸サポート体制

技術的な問題が発生した際に、迅速に対応できるサポート体制が整っている予約システムを選びましょう。

予約システムは、顧客が直接見たり入力したりするシステムのため、トラブルが発生すれば信用問題につながるリスクがあります。

万が一予約システムに問題が発生した場合、迅速かつ丁寧に対応してくれるシステムを選ぶことが重要です。

予約システム選びのポイント❹コスト

予約システムには、以下のようなコストがかかります。初期費用だけでなくランニングコストも発生するため、予算を踏まえて判断しましょう。

費用	概要
初期費用	システムの導入や初期設定など利用開始時に支払う費用
月額費用	システムの利用にあたり毎月支払う費用
決済手数料	決済代行会社に支払う費用

同じシステムでも複数のプランを用意しているサービスもあるため、機能とコストのバランスを考えて決める必要があります。具体例は以下のとおりです。

サービス	初期費用	月額費用	決済手数料
Toruya	無料	2,200円〜	Stripe／Squareの手数料のみ
A社	33,000円	22,000円〜	要確認
B社	5,500円〜	5,500円〜	3.24%
C社	25,000円〜	15,000 円〜	4.6％

無料のお試し期間があるサービスの場合は、使ってみると良いでしょう。

個人事業主に人気のオンライン予約システムの比較

個人事業主に人気のオンライン予約システムは以下の3種類です。

それぞれに特徴があるため、使いやすさや必要な機能を踏まえて判断しましょう。

汎用システム

さまざまな業種で利用できるシステムで、サロンやセミナーだけでなく、習いごとや飲食店などの予約にも対応可能です。

機能のカスタマイズの範囲が広く、デザインの種類も多い傾向にあり、柔軟にシステムを構築できます。

基本的な予約受付はもちろん、顧客管理やオンライン決済機能なども揃っています。

業種特化型システム

業種特化型はサロンやフィットネスなど、特定の業界や業種に合わせた機能が搭載されているシステムです。

汎用システムに比べるとデザインや機能は限定的ですが、各業界や業種に最適な設計がされているため、使いやすいでしょう。

たとえば、サロンでは顧客のカルテ作成や管理、予約データの分析などの機能が求められます。

顧客ごとの情報の管理や、リピート率の分析など、ご自身のビジネスに必要な機能の有無を判断しましょう。

広告一体型システム

広告一体型システムでは、予約システムを提供しているポータルサイトにご自身のサービスの掲載を依頼します。ポータルサイトとは、サービスの提供者と利用者をつなぐ基盤です。

ポータルサイト自体がテレビや雑誌などのマスメディアで宣伝されたり、同業種が揃っておりターゲットの顧客が集まりやすかったりする点がメリットです。

また、大手のポータルサイトであれば、検索する顧客が多く、ご自身の店舗を見つけてもらえる可能性も高くなるでしょう。

営業担当のサポートを用意しているサービスもあり、専門的な知識や経験を活かした提案を受けられます。

典型的な予約システムの課題とToruyaの解決策

典型的な予約システムの課題とToruyaの解決策を3つご紹介します。

Toruyaであれば、典型的な予約システムが持つ課題の解決が可能です。

予約システムの課題❶ダブルブッキングのリスク

個人でビジネスを展開している場合、店舗やオンラインからの予約情報とプライベートの予定が混在し、ダブルブッキングのリスクが高くなります。

Toruyaは、ユーザーメニューの予約カレンダーで来店予約とプライベートの予定の一元管理が可能です。

たとえば、来店予約が入ると、ユーザーメニューの予約カレンダーに即座に反映され、ステータスが「予約不可」に変更されます。

そのため、ダブルブッキングによるトラブルが予防できます。

予約システムの課題❷コスト

予約システムの多くは、ページ数や決済ごとに費用がかかるため、小規模ビジネスを展開している個人事業主には負担が大きいです。

Toruyaと他社サービスのコストの比較は以下のとおりです。

サービス	料金	予約ページ数	予約件数	ランディングページ	決済手数料
Toruya	ベーシック：月額2,200円〜 プレミアム：月額5,500円〜	無制限	無制限	あり	Stripe／Squareの手数料のみ
A社	月額22,000円　など	要確認	〜300件	なし	要確認
B社	月額5,500円　など	要確認	無制限	なし	3.24%

Toruyaは顧客数に基づく従量課金制で、予約ページは無制限に作成できます。

決済には、ご自身のStripeもしくはSquareのアカウントの連携が必要ですが、ほかの手数料は発生しません。

予約に欠かせないランディングページ​​は、文章と画像を入力するだけで簡単に上限なく作成できます。

開業準備中や売上が少ない時期などはコストをおさえられるため、ビジネスの規模に応じて効率よく利用可能です。

予約システムの課題❸技術的な障壁

予約システムの多くは、個人オーナーが予約管理をする際にパソコンやタブレットが必須です。そのため、あらゆる個人オーナーに使いやすいサービスではありません。

しかしToruyaは、ほとんどすべての機能を公式LINEのトーク画面から利用でき、スマートフォン1台で操作可能です。

いつでもどこでも、予約ページの作成や設定変更、予約や顧客の管理ができます。どのような業種やスキルの個人オーナーでも、簡単に利用できるように設計しています。

予約システム導入時の注意点

予約システムを導入した際の注意点は、以下の3つです。

集客につなげるためにも、注意点をおさえて予約システムを活用しましょう。

予約システム導入時の注意点❶ダブルブッキングの防止策を講じる

予約システム導入後は、ダブルブッキングが増える傾向にあります。

というのも、新たに予約システムを導入しても、電話や店舗予約などのもともと存在していた予約方法を引き続き利用する顧客もいるからです。

新しい予約システムとすでにある予約方法の両方を確認し、予定が重複していないかのチェックが必要になるため、管理が複雑化するリスクがあります。

そのため、来店時や電話、メールなどで予約が入った際に、忘れずに予約システムのステータスを「予約不可」に設定することが大切です。

また、複数の予約システムを使っている場合、メインで使うシステムを決めましょう。

たとえば予約システムが複数ある場合、1か所で予約が入ったら、ほかの全システムでステータスを予約不可に変える必要があり、手間がかかります。

将来的には予約システムを一本化するのが理想的ですが、難しい場合は連携機能を使用し、管理を自動化することがポイントです。

予約以外の予定を入れる際は、必ず予約システムを確認する癖をつけておくと、プライベートとのダブルブッキングも防げます。

とくに忘れがちなのが、プライベートの予定の入力です。

たとえばプライベートの予定の入力漏れで、時間があると勘違いし、顧客からの予約を受け付けてしまうケースが考えられます。

ダブルブッキングの結果、プライベートの予定を諦めなければならないこともあるでしょう。

集客のチャンスを逃さずプライベートの予定と両立するためにも、予約システムを導入して満足するのではなく、ダブルブッキングの防止策まで考える必要があります。

Toruyaを使ったダブルブッキング防止策

Toruyaはすべての予約ページとプライベートの予定を分けることなく、一元管理ができます。

そのため、予約でもプライベートでも何らかの予定が入れば、該当の時間帯をすぐにブロックし、ダブルブッキングを防止できます。

予約システム導入時の注意点❷予約サイト（ポータルサイト）と連携を図る

予約システム導入後は、連携機能を利用し、予約サイト（ポータルサイト）との連携を図りましょう。

多くの予約システムは、外部サイトとデータをやりとりするための連携機能を提供しています。連携機能があれば、複数のシステムやサイトでそれぞれ管理している情報を手間をかけずにまとめて管理できます。

しかし予約サイトは、頻繁に仕様変更が行われるため、接続エラーを起こすリスクがある点に注意が必要です。「昨日までは連携できていたのに……」というケースもよく見られるため、定期的なメンテナンスが欠かせません。

また、予約サイトと連携する場合は、メニュー設定にも工夫が必要です。

初回予約に合わせて2回目以降のサービス内容を準備すると、リピート率が上がり、費用対効果にも期待ができます。

さらに、2回目以降はメインの予約システムから予約してもらえるように周知を徹底することが大切です。

予約サイトには、予約に応じて料金が発生する契約プランも多くあるため、コストがかさみます。そのため、2回目以降の予約は、自分がメインで使う予約システムに誘導するのがポイントです。

Toruyaと予約サイト（ポータルサイト）の連携運用

ToruyaはLINE公式アカウントのリッチメニューから予約ができ、割引価格を掲載した予約ページを作れます。そのため、初回来店時にLINE友だちに追加してもらえれば、リッチメニューを介して割引価格を掲載した予約ページに簡単に誘導できます。

予約サイトを利用した新規顧客でも、2回目以降はToruyaに集約でき、シームレスな集客が実現します。

予約システム導入時の注意点❸予約管理フローを見直して仕組み化

既存の予約管理フローに予約システムを取り込むのではなく、まずはフローを見直すことが重要です。

既存のアプリや手帳を使った予約管理フローに予約システムを取り入れても、管理が煩雑になり、かえってダブルブッキングのリスクがあります。

そのため、まったく新しい予約管理フローとして仕組み化するのがおすすめです。

たとえば、メール・LINEでの新規予約や予約変更対応時は、予約システム入力後に顧客に返信する運用方法が挙げられます。返信に夢中になり「予約システムの入力を忘れた」という事態を防げます。

Toruyaで予約管理フローを最短化

Toruyaは、予約作成後の画面で顧客データに移動できるため、LINE返信まで可能です。自動返信はもちろん、個別にカスタマイズしたメッセージも送れます。

また、予約の受付開始時間や期限を決めて顧客に周知することも大切です。とくにいつでも営業できる個人事業主の場合、曖昧になりやすい部分です。しかし事前に決めて予約ページに設定しておけば、周知する手間が省けるため、うっかり予約を入れてしまうということもありません。

Toruyaの場合、当日予約の可否はもちろん、何時間前まで予約を受け付けるかも設定可能です。実際に、Toruyaユーザーの約2割は当日予約にも対応しています。

当日予約は売上を伸ばすチャンスですが、準備が間に合わなかったり慌てたりするリスクがあります。しかし当日予約の受付期限を決めておけば「30分後にお客様が来てしまう」と焦ることもないでしょう。

予約システムの導入は、予約管理の手間を省くだけでなく、働き方を見直すきっかけにもなります。オンオフの切り替えが難しい個人事業主の方こそ、予約システムの導入で時間管理を徹底し、ビジネスも人生も自分のものとして充実させましょう。